E-mail profissional: Saiba como redigi-lo bem

Um e-mail profissional bem estruturado e redigido corretamente é muito bem visto dentro das organizações. De forma geral, gestores buscam talentos que se preocupam com a sua imagem pessoal, bem como da empresa, sem perder de vista certas formalidades no processo de comunicação.

É claro que as redes sociais, muito utilizadas por empresas modernas na atualidade, permitem que esse processo seja mais rápido e dinâmico, mas, ainda sim, o e-mail continua sendo um meio muito eficiente no mundo dos negócios, embora muitos profissionais tenham dúvidas e cometam gafes na hora de enviá-lo.

Pelo fato do contato não ser direto, é preciso ter muito cuidado com as palavras e colocações das frases. Um pequeno erro pode gerar a impressão de que você é um profissional autoritário ou descuidado.

Para que você não seja submetido a essa situação e saiba o que fazer quando tiver que mandar um em e-mail no seu ambiente de trabalho.

Confira 10 dicas imprescindíveis

1. Coloque o assunto

O primeiro cuidado que você precisa ter é com a escolha do assunto do seu e-mail. Esse campo sempre deverá ser preenchido, independente do seu destinatário. De preferência, escolha um título que introduza o seu leitor do que será dito no corpo do e-mail. Evite expressões do tipo: “urgente” ou “atenção”, pelo contrário, busque objetividade e clareza.

2. Vá direto ao ponto

Na frase de abertura, aborde o tema principal do seu e-mail. Evite qualquer tipo de suspense antes de chegar ao ponto principal.  Saiba que dificilmente um leitor terá o interesse de ler o seu e-mail até final para descobrir o que de fato é a surpresa no seu e-mail. Portanto, seja objetivo sempre.

3. Selecione as palavras

Qual o assunto que você deseja abordar? Que tipo de mensagem você quer passar? Independente das suas intenções ao enviar um e-mail, procure ser devidamente claro e escolha bem as palavras. Tenha em mente que o efeito que seu e-mail terá com os leitores depende das palavras que você irá usar para apresentá-lo. Procure ir direto ao ponto e deixe o assunto claro. Diga logo de cara o que você precisa.

4. Evite letras maiúsculas

Evite ao máximo que puder enviar um e-mail escrito em letras maiúsculas, a não ser que sua intenção seja parecer grosso com o seu leitor. Esse tipo de recurso transmite a impressão de que você está gritando, sendo autoritário ou rude, o que pode prejudicar sua imagem profissional e ainda comprometer o sentido da sua mensagem.

5. Tenha cuidado com a linguagem

Procure usar uma linguagem adequada, que seja de fácil entendido para o seu leitor.

A linguagem informal demais, gírias e abreviações podem ser consideradas expressões desconhecidas para algumas pessoas.

O que pode acontecer é um ruído enorme na comunicação e a dificuldade de chegar a um acordo.

6. Seja breve

Ao reformular seu e-mail, procure escrever de forma breve e clara. Caso sua mensagem seja grande demais, pode gerar o desinteresse do leitor e o mesmo não fará a leitura até o final. Caso tenha escrito mais de três parágrafos, tente ler novamente para sintetizar a ideia ou insira um documento anexo com o assunto completo.

7. Seja educado

Ao enviar um e-mail profissional, não esqueça, em hipótese alguma, de pedir “por favor” ou de agradecer. Ao usar essas palavras, seja sincero, pois é possível perceber, no contexto geral, se está sendo irônico ou debochado.

8. Coloque assinatura

Outra sugestão é apresentar uma assinatura com o seu nome completo e as suas informações para contato no final do e-mail, que inclua o endereço do local de trabalho, o seu telefone e ramal. Esses dados vão facilitar uma comunicação mais direta com você, caso seja necessário.

9. Faça a revisão

Após escrever seu e-mail, revise-o com atenção. Pode ser que tenha deixado passar alguma coisa que a princípio parecia normal, mas que pode ser visto como desleixo ou falta de interesse pelos negócios no ponto de vista do seu leitor.

10. Responda imediatamente

Pessoas que se preocupam em dar feedbacks de forma imediata se mostram mais interessadas no processo do trabalho. Não importa qual o assunto, dê um retorno para o seu leitor. Caso seja necessário mais tempo para respondê-lo de forma adequada, envie um e-mail para se justificar.